Spisový, archivační a skartační řád

Účetní jednotka: ............................

Označení: ....................................

Číslo: ..........................................

Zpracoval: ....................................

Kontroloval: ..................................

Platnost: .......................................

Datum vydání: ...............................

Závaznost: ....................................

Vydává: ........................................

Nahrazuje: ....................................

Doplňuje: ......................................

Počet stran: ..................................

Přílohy: .........................................

Základními evidenčními pomůckami pro spisovou službu jsou:

1.1 Doručovací kniha

V doručovací knize vyznačí přijímací orgán předávané písemnosti, jejich převzetí se potvrzuje podpisem a datem převzetí.

1.2 Podací deník,

ve kterém se zapisují písemnosti přijaté a písemnosti vlastní. Zápisy v podacím deníku vyjadřují, jak bylo s písemností naloženo a kde daná písemnost, resp. dané písemnosti jsou uloženy.

Písemnosti se číslují v číselných řadách, začínajících počátkem kalendářního roku číslem jedna s rozlišující zkratkou odboru.

1.3 Rejstřík,

který se vede v případech, kdy vzhledem k množství evidovaných spisů nestačí orientace podle podacího deníku.

Pokud bude rejstřík zaveden, pak bude určeno, o jaký druh rejstříku se jedná, a to:

• jmenný,

• věcný,

• místní apod.

1.4 Instrukce

je poznámka o přidělení spisu a závazných podmínkách jeho vyřízení.

1.5 Protokol

pro utajované písemnosti.

Evidence písemností se vede podle rozlišovacích znaků. Rozlišovací znaky a jejich konstrukce odpovídají členění podle organizačního řádu.

2.1 Doručovací kniha – režim:

Do doručovací knihy, která se vede v podatelně, se zapisují všechny došlé písemnosti, určené k předání jednotlivým odborům.

2.1.1 Písemnosti se zapisují do doručovací knihy podle data doručení, dále se uvádí:

1. číslo jednací přidělené podatelnou,
2. jméno odesílatele,
3. číslo jednací odesílatele,
4. číslo doporučené zásilky;
5. údaje se uvádějí, pokud jsou patrné z písemnosti nebo z obálky písemnosti,
6. ostatní písemnosti uvádí podatelna jen počtem kusů.

2.1.2 Doručovací kniha musí být označena názvem organizace a rokem, ve kterém je používána.

2.1.3 Zápisy do doručovací knihy a podpisy se provádí trvalým způsobem. Zápisy musí být prováděny čitelně, chybné zápisy se nepřelepují, nevymazávají, ale škrtají tak, aby zůstaly čitelné.

2.2 Podací deník – režim:

Podací deníky jsou vedeny na všech odborech.

2.2.1 Evidence v podacích denících zachycuje:

1. které písemnosti byly předány odborům k vyřízení,
2. které písemnosti vznikly u odborů z jejich činnosti,
3. kdo písemnosti vyřizoval,
4. jakým způsobem byly odeslány,
5. kam byly odeslány,
6. kde jsou uloženy.

2.2.2 Za přijímání a vedení evidence podacího deníku zodpovídají vedoucí samostatných odborů nebo jejich pověření pracovníci.

2.2.3 Došlá písemnost nebo písemnost vzniklá na odborech dostává na odboru samostatné jednací číslo a je do podacího deníku zapisována v pořadí, jak byla doručena nebo jak byla vytvořena.

2.2.4 Údaje v zápisu podacího deníku:

a. Jednací číslo, datum doručení nebo vzniku písemnosti odesílatele, jeho číslo jednací a datum, stručný obsah podání, předchozí číslo, přílohy, kdo písemnost vyřizuje, jakým způsobem byla písemnost vyřízena, komu bylo vyřízení odesláno, datum odeslání, uloženo pod značkou.

Všechny údaje v podacím deníku se zapisují na odboru.

b. Písemnosti postupované k přímému vyřízení jinému odboru se zásadně předávají přes podací deník odboru, který písemnost předává, a podepíše se pracovník, který bude písemnost vyřizovat.

c. Písemnosti zasílané z jiných odborů k vyjádření nebo nahlédnutí se do podacího deníku odboru, který se k věci jen vyjadřuje, nezapisují, ale tento odbor si o nich vede samostatnou evidenci. Odbor, který písemnost předává k vyjádření nebo nahlédnutí jinému odboru, si o tom vede evidenci a sleduje její vrácení.

d. Písemnosti vzniklé v příspěvkové organizaci, tzv. spisy vlastní, jsou opatřovány odborem číslem jednacím a zapisují se do podacího deníku.

e. Zápisy do podacího deníku je třeba provádět trvalým způsobem, musí být prováděny čitelně, chybné zápisy se nepřelepují, ale škrtají tak, aby původní zůstaly čitelné.

f. Pokud se při zapisování do podacího deníku používá různých zkratek, musí být pořízen jejich soupis a vysvětlení významu. Tento seznam musí být neodlučitelnou součástí podacího deníku a podléhá potřebné aktualizaci.

g. Písemnosti, které byly předány podatelnou bez otevření obálek, je třeba evidovat v podacím deníku pracoviště, které odpovídá za vyřízení písemnosti. Tyto písemnosti se označují čísly jednacími v samostatných číselných řadách, které začínají vždy počátkem roku číslem 1.

Příjem písemností

2.3 Příjem všech došlých písemností včetně balíků, dálnopisů, faxů a jiných zpráv na nosičích dat provádí podatelna.

U došlé písemnosti podatelna zkontroluje:

• adresy (omylem došlé písemnosti ihned vrátí poště nebo doručiteli),

• zda doručené zásilky souhlasí s evidencí na soupisce,

• neporušenost obalu,

• přílohy.

2.4 Závady zjištěné ihned reklamuje na poště nebo u doručitele.

2.5 Byla-li písemnost předána podatelně osobně, potvrdí její příjem.

2.6 Pokud byla písemnost předána nebo přijata přímo některým odborem, je povinností každého tuto písemnost předat podatelně k zaevidování.

2.7 Zásilky soukromého charakteru, které na prvním místě v adrese mají uvedeno jméno, se doručují neotevřené, bez označení čísla jednacího.

2.8 Podatelna roztřídí časopisy, brožury, knihy apod., které se přidělují odborům podle stanoveného rozdělovníku, a zapíše do doručovací knihy, v níž odbory potvrdí přijetí. Tyto zásilky se neopatřují podacím razítkem.

2.9 Podatelna opatří došlé písemnosti:

1. otiskem razítka,
2. datem doručení.

Datum doručení je základem pro evidenci došlých písemností.

3.1 Po provedení uvedených zápisů v podacím deníku se písemnosti předávají podle pokynů vedoucího odboru příslušným zpracovatelům. Jméno zpracovatele (popřípadě jeho značka) se poznamená do otisku podacího razítka a zapíše se také do příslušného sloupce v podacím razítku.

3.2 Evidenci lhůtových písemností vede pracovník pověřený vedením podacího deníku. Není-li uveden termín nebo nevyplývá-li lhůta vyřízení z jiných předpisů (správní řád apod.), je lhůta vyřízení 3 týdny (15 pracovních dnů).

3.3 Veškeré písemnosti, týkající se téže věci, jako podání, záznamy, koncepty, průpis vyřízení (rozhodnutí ve správním řízení), tvoří spis.

3.4 Odpovědi na došlé písemnosti se evidují, vyřizují a odesílají pod číslem jednacím došlé písemnosti. Pokud jsou písemnosti vyřizovány telefonicky nebo osobním stykem, učiní se o tom na písemnosti příslušný záznam.

3.5Pracovník, který věc vyřizuje, je povinen na konceptu vyřízení vyznačit všechny nezbytné manipulační pokyny pro kancelářské pracovníky.

V konceptu vyřízení uvede:

1. přesnou adresu adresáta, stručné označení věci, o kterou jde, popřípadě číslo jednací písemnosti adresáta, na kterou odpovídá,
2. naléhavost vypravení, způsob vypravení,
3. počet výtisků, který má být pořízen,
4. rozdělovník adresátů, kterým má být výtisk zaslán,
5. jednotlivé expedice, jsou-li rozdílné pro jednotlivé adresáty,
6. návrh, jak má být se spisem naloženo, ukládací znak, skartační lhůtu,
7. čísla jednací, která zároveň vyřizuje,
8. vybavení kolky, poukázky atd.

3.6 Pracovník, který odpovídá za vyřízení písemnosti, odpovídá za úplnost, správnost a věcnost vyřízení. O známých nejistotách a rizicích vyřízení je povinen informovat podepisujícího.

3.7 Podepisování písemností:

Písemnosti může podepisovat v pořadí

1. vedoucí organizace – ředitel, nebo jeho zástupce,
2. vedoucí odboru,
3. příslušný referent.

3.8 Veškeré písemnosti, vyžadující podpis statutárního zástupce organizace, podepisuje ředitel příspěvkové organizace.

Poznámka:

Je možno doplnit další zpřesňující informace ve smyslu ustanovení § 26 a 27 zákona č. 320/2001 Sb.

Odesílání a doručování písemností probíhá takto:

4.1 Vyřízené písemnosti, určené k odeslání, předávají jednotlivé odbory do podatelny v době od ...... hod. do doby ............hod. před ukončením pracovní doby.

Podatelna je připravuje před ukončením k odeslání a zařizuje jejich vypravení. Podatelna po shromáždění písemností k odeslání je třídí podle adresátů. Některé písemnosti je možno sdružit.

4.2 Písemnosti jsou odesílány nebo doručovány:

1. obyčejnou poštou,
2. doporučeně,
3. s doručenkou nebo
4. do vlastních rukou, tam, kde je třeba zajistit průkaznost o doručení.

Podepsané návratky předává podatelna odboru, který písemnost odesílal, k založení ke spisům.

4.3 Doporučené zásilky, zásilky na návratku (doručenku), spěšné a balíkové zásilky se zapisují do poštovní podací knihy, ve které pošta potvrzuje jejich převzetí k přepravě. Obyčejné poštovní zásilky se nezapisují. Balíkové zásilky se odesílají na průvodky, které se vracejí odborům.

4.4 Údaje o vyřízení a uložení písemnosti se zapisují do podacího deníku odboru neprodleně po vyřízení a odeslání písemnosti ještě před uložením konceptu. Ze zápisu musí být patrné, jak bylo s písemnostmi naloženo a kde jsou uloženy.

5.1 U zpracovatele se ponechávají spisy z běžného roku a písemnosti dosud nevyřízené.

5.2 Písemnosti jsou po vyřízení ukládány do příruční spisovny jednotlivých odborů dle věcných hledisek (ukládací znaky).

5.3 Za správu příruční spisovny odpovídá pověřený pracovník příslušného odboru.

5.4 Spisy se v příruční spisovně ukládají v pořadačích označených na hřbet štítky, na kterých je třeba uvést zkratku příslušného odboru, agendu (druh písemnosti), ukládací znak, časový rozvrh písemnosti, skartační znak a lhůtu pro vyřízení.

5.5 Zápůjčky písemností z příruční spisovny se evidují a jejich vrácení se rovněž zaznamenává. Na místo písemnosti, která byla zapůjčena, se uloží doklad o zapůjčení.

5.6 K předávaným písemnostem do spisovny, určeným k dalšímu uložení, je povinen předávající pracovník vyhotovit seznam předávaných spisů, obsahujících tyto…