Vzor vnitřní směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovou organizací

2.1.8.18

Vzor vnitřní směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovou organizací

Mgr. Adriana Kvítková

Veřejnou zakázkou je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli. Jejím předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejnou zakázku je zadavatel povinen zadat podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon"), podle Pravidel pro zadávání veřejných zakázek v podmínkách města/kraje ***, účinných od ***, schválených usnesením Rady města/kraje č. *** ze dne *** (dále jen "Pravidla města/kraje ***") a Pravidel pro zadávání veřejných zakázek – příspěvkových organizací zřízených městem/krajem ***, účinných od ***, schválených usnesením Rady města/kraje č. *** ze dne *** (dále jen "Pravidla pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací"). Veřejná zakázka musí být realizována na základě písemné smlouvy nebo objednávky.

Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se pro účely směrnice rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, který je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením či před zahájením postupu vedoucího k uzavírání smluv na plnění veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen "zadávání veřejných zakázek malého rozsahu“). Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. Předpokládanou hodnotu stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v ustanoveních § 16 až 23 zákona.

Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota bez daně z přidané hodnoty je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby částce 2 000 000,- Kč nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce částce 3 000 000,- Kč.

Veřejnou zakázkou na dodávky je veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí veřejné zakázky na stavební práce (viz níže), a to zejména formou koupě, nájmu nebo pachtu.

Veřejnou zakázkou na stavební práce je veřejná zakázka, jejímž předmětem je:

1. poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému pro účely veřejných zakázek podle přímo použitelného předpisu Evropské unie,
2. zhotovení stavby, nebo
3. poskytnutí souvisejících projektových činností, pokud jsou zadávány společně se stavebními pracemi podle písmene a) nebo b).

Stavbou je pro účely tohoto zákona výsledek stavebních nebo montážních prací vytvářející jednotný celek, který je sám o sobě dostatečný k plnění hospodářské nebo technické funkce. Bez ohledu na právní formu spolupráce mezi zadavatelem a dodavatelem se za veřejnou zakázku na stavební práce považuje rovněž zhotovení stavby odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem, přičemž za odpovídající požadavkům stanoveným zadavatelem se považuje stavba, u níž má zadavatel rozhodující vliv na druh nebo projekt stavby.

Veřejnou zakázkou na služby je veřejná zakázka, jejímž předmětem je poskytování jiných
činností, než uvedených v ustanovení § 14 odst. 3 zákona, tj. není veřejnou zakázkou na dodávky nebo veřejnou zakázkou na stavební práce viz výše.

Zadáváním se rozumí závazný postup zadavatele podle zákona v zadávacím
řízení, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, a to až do uzavření smlouvy (objednávky
s akceptační doložkou) nebo do zrušení zadávacího řízení nebo zrušení výzvy k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu.

Zadáním veřejné zakázky je zakázka realizovaná na základě smlouvy (objednávky s akceptační doložkou) mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka, kterou je zadavatel povinen zadat podle zákona a podle Pravidel města/kraje *** a Pravidel pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací, musí být také realizována na základě písemné smlouvy (popř. objednávky s akceptační doložkou).

Příspěvková organizace je zadavatelem veřejných zakázek malého rozsahu na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota je nižší nebo rovna částce 2 000 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty.

Příspěvková organizace - je zadavatelem veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky nebo veřejných zakázek malého rozsahu na služby, jejichž předpokládaná hodnota je nižší nebo rovna 2 000 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty.

Veškeré úkony v průběhu zadávání těchto veřejných zakázek malého rozsahu provádí zadavatel — ***, se sídlem ***, příspěvková organizace. Za veškeré úkony při zadávání zakázek odpovídá ředitel příspěvkové organizace. Metodickou a kontrolní činnost provádí odbor *** města/kraje ***.

 Nahoru2. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Příprava zadání veřejné zakázky

Při zadávání veřejných zakázek na dodávky nebo veřejných zakázek na služby se zadavatel řídí tímto vnitřním předpisem, který vychází ze zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů a z výše uvedených Pravidel města/kraje *** a Pravidel pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací.

Při zadávání veřejných zakázek je zadavatel povinen dodržet zásady transparentnosti a přiměřenosti, zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace v souladu s ust. § 6 zákona č. 134/2016 Sb.

Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky na více zakázek tak, aby tím došlo ke snížení její předpokládané hodnoty pod finanční limit. Připouští-li to povaha předmětu zakázky a vede-li tento postup k úsporám finančních prostředků, je zadavatel oprávněn rozdělit zakázku na části, tyto části zadat odděleně a uzavřít na ně samostatnou smlouvu. Pro stanovení předpokládané hodnoty rozdělované zakázky je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty všech částí takové zakázky a podle toho určit, zda nepřesahuje finanční limit. Důvody vedoucí k rozdělení předmětu zakázky na více částí se řídí ust. § 35 zákona a zadavatel je povinen je uvést a zdokladovat v dokumentaci související se zadáním zakázky. Zadavatel rozdělením zakázky na části nesmí obejít povinnosti stanovené zákonem.

Rozdělení zakázky na části je zadavatel povinen uvést v dokumentaci související se zadáním zakázky a specifikovat předmět těchto jednotlivých částí zakázky. Zadávání jednotlivých částí zakázky má povahu samostatného zadávání zakázek. Pokud je zakázka rozdělena na části a zadavatel vyžaduje prokázání kvalifikace, zadavatel ve výzvě vymezí, zda v případě zakázky rozdělené na části jsou shodné požadavky na prokázání kvalifikace pro všechny části zakázky, zda mohou dodavatelé podávat nabídky na jednu část zakázky, na více částí zakázky nebo na všechny části zakázky, a další požadavky na jednotlivé části zakázky. Zadavatel je oprávněn jmenovat pro posouzení a hodnocení nabídek všech částí zakázky nebo jen některých částí zakázky jednu hodnotící komisi. Následně vybere nejvhodnější nabídku podanou na příslušnou část zakázky a na ni uzavře samostatnou smlouvu. Zadavatel je oprávněn zrušit část zakázky samostatně.

Zadavatel je oprávněn smluvně pověřit výkonem práv a povinností souvisejících se zadáváním zakázky, které mu podle zákona nebo Pravidel města/kraje *** a Pravidel pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací přísluší a které souvisejí s přípravou, zahájením či průběhem zadávání zakázky, v souladu s ustanovením § 43 zákona, jinou osobu (dále jen "zástupce"). Zástupce nesmí být ve střetu zájmů analogicky dle ustanovení § 44 zákona a nesmí se účastnit příslušné zakázky jako dodavatel. Zástupci nesmí být uděleno zmocnění k podpisu smlouvy, vyloučení dodavatele z účasti na zakázce, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, rozhodnutí o námitkách a zrušení zakázky; to neplatí pro prokuristu nebo zřizovatele zastupujícího příspěvkovou organizaci, jejímž je zřizovatelem.

Výzva při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění zakázky, či jinými zvláštními okolnostmi, které musí zadavatel uvést v dokumentaci související se zadáním veřejné zakázky malého rozsahu.

Výzva je dodavatelům zaslána jakoukoli prokazatelnou formou, tedy i e-mailem. Výzvu k podání cenové nabídky musí zadavatel prokazatelně uveřejnit na profilu zadavatele (tj. Tender Arena/***), a to po celou lhůtu k předložení cenové nabídky. Zadavatel je povinen přijmout, posoudit a vyhodnotit rovněž cenové nabídky dodavatelů, kterým nebyla výzva k předložení cenové nabídky zaslána. V odůvodněných případech stanovených v Pravidlech města/kraje *** a Pravidlech pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací lze vyzvat pouze jednoho dodavatele nebo zadat veřejnou zakázku přímou objednávkou plnění (s akceptační doložkou), takto akceptovaná objednávka zadavatele je smlouvou. Důvody pro tento postup je však zadavatel povinen náležitě odůvodnit a toto odůvodnění, podepsané zadavatelem, přiložit do dokumentace o zadání veřejné zakázky.

Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je zadavatel rovněž oprávněn využívat dynamický nákupní systém v souladu s ust. § 138 a násl. zákona.

Výzva k předložení cenové nabídky musí minimálně obsahovat vymezení požadovaného plnění, případně další podmínky plnění, formu předložení cenové nabídky, kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky, lhůtu pro předložení cenové nabídky, která musí být stanoven přiměřeně předmětu plnění a vyhrazené právo zrušit výzvu k předložení cenové nabídky.

Kvalifikační předpoklady

Zadavatel je oprávněn stanovit ve výzvě požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů dodavatele. Zadavatel je vždy povinen požadovat minimálně prokázání základní způsobilosti podle ustanovení § 74 a násl. zákona a profesní způsobilosti dle ustanovení § 77 a násl. zákona v rozsahu nutném pro uzavření smlouvy (objednávky) a plnění veřejné zakázky. Dodavatel prokazuje splnění kvalifikace vždy prostými kopiemi příslušných dokladů. Zadavatel je povinen rovněž ve výzvě uvést případné důsledky nesplnění požadované kvalifikace, a to zejména možnosti vyloučení takové nabídky či možnosti případného doplňování kvalifikace. V případech, kdy není podávána nabídka v listinné podobě, je zadavatel povinen vyhradit si ve výzvě povinné prokázání splnění kvalifikace dle tohoto odstavce před podpisem smlouvy či akceptací objednávky.

Hodnotící komise

K posouzení a hodnocení nabídek předložených na základě výzvy jmenuje zadavatel vždy nejméně tříčlennou hodnotící komisi veřejné zakázky malého rozsahu. Členové hodnotící komise, resp. přizvaní poradci, nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k dodavatelům ve střetu zájmů, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, se zřetelem k výsledku výběrového řízení jim nesmí vzniknout osobní výhoda nebo újma, nesmí mít osobní zájem na zadání veřejné zakázky malého rozsahu a s dodavateli, kteří předložili nabídku, je nesmí spojovat osobní, pracovní či jiný obdobný poměr.

Zadavatel jmenuje hodnotící komisi, která musí mít nejméně jednu třetinu členů s příslušnou odborností ve vztahu k předmětu zakázky.

Současně se jmenováním členů hodnotící komise jmenuje zadavatel za každého člena hodnotící komise jeho náhradníka. Zadavatel rovněž jmenuje tajemníka komise, který připravuje podklady pro jednání a je odpovědný za organizaci a průběh jednání hodnotící komise.

Poradcem hodnotící komise bez hlasovacího práva lze jmenovat zástupce kompetentního odboru městského úřadu/krajského úřadu nebo odborníka z oblasti plnění zakázky.

Členové komise jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi.

Činnost hodnotící komise

Hodnotící komise se přiměřeně řídí pravidly pro jednání hodnotící komise upravenými v 
Pravidlech města/kraje *** a Pravidlech pro zadávání veřejných zakázek příspěvkových organizací.

Hodnocení nabídek provede hodnotící komise veřejné zakázky malého rozsahu na základě pravidel pro hodnocení nabídek uvedených ve výzvě k předložení cenové nabídky a jejím výstupem je protokol o hodnocení nabídek a zpráva o hodnocení nabídek. Zadavatel rozhodne o výběru ekonomicky nejvýhodnější nabídky podle stanovených kritérií, sdělí všem dodavatelům své rozhodnutí včetně krátkého zdůvodnění a následně uzavře smlouvu s vybraným dodavatelem (popř. doručením akceptace objednávky). V případě, že zadavatel neobdrží žádné vhodné nabídky, výzvu k předložení cenové nabídky zruší a zrušení osloveným dodavatelům oznámí nebo uveřejní na profilu zadavatele v případě zveřejnění výzvy na profilu zadavatele a vymezení této možnosti ve výzvě.

Zadavatel, pokud požadoval prokázání kvalifikace dodavatele, posoudí prokázání kvalifikace dodavatele z hlediska požadavků stanovených ve výzvě k podání cenové nabídky. O posouzení kvalifikace se pořizuje protokol, který je součástí dokumentace zakázky. Nebrání-li tomu okolnosti, může zadavatel provést posouzení prokázání kvalifikace (či kritérií účasti) až po hodnocení nabídek. U vybraného dodavatele musí zadavatel provést posouzení kvalifikace vždy.

Zadavatel je oprávněn požádat dodavatele v souladu s ustanovením § 46 zákona, aby písemně objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další dodatečné informace či doklady prokazující splnění kvalifikace, obsahují-li předložené informace či doklady údaje nejasné nebo nesrozumitelné, případně mají pouze formální nedostatky. Ke splnění žádosti stanoví zadavatel dodavateli přiměřenou lhůtu, minimálně v délce 3 pracovních dnů. Zadavatel může tuto žádost učinit opakovaně a může rovněž stanovenou lhůtu prodloužit nebo prominout její zmeškání.

O zadání zakázky je zadavatel povinen pořídit souhrnnou informaci, která musí obsahovat předmět veřejné zakázky formou stručného slovního popisu, identifikační údaje vybraného dodavatele, identifikační údaje ostatních dodavatelů, kteří předložili cenovou nabídku, kritéria hodnocení, nabídkovou cenu vybraného dodavatele a důvod zrušení zakázky, byla-li zrušena. Souhrnnou informaci o průběhu zadání zakázky zašle zadavatel na odbor *** městského úřadu/krajského úřadu nejpozději do 30 kalendářních dnů ode dne uzavření smlouvy či zrušení zakázky.

Při zadávání zakázek je zadavatel oprávněn využívat dynamický nákupní systém.

Zadavatel je povinen v souladu s ustanovením § 216 zákona po dobu deseti let, ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší, uchovávat veškerou dokumentaci související se zadáváním veřejné zakázky pro účely případné kontroly. Touto dokumentací je zejména: evidenční list, výpočet předpokládané hodnoty zakázky, text výzvy požadovanému počtu dodavatelů k podání nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět veřejné zakázky, včetně kritérií hodnocení, nabídky podané dodavateli na základě výzvy nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem, protokol o otevírání obálek s nabídkami a protokol o posouzení a hodnocení nabídek, rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, popř. objednávka s akceptační doložkou, včetně případných dodatků k ní, údaje o zveřejnění na profilu zadavatele (tj. Tender Arena/***).

Kritéria hodnocení

Základním kritériem hodnocení pro zadání zakázky je buď ekonomická výhodnost nabídky, nebo nejnižší nabídková cena. Zadavatel zvolí základní kritérium pro zadání veřejné zakázky podle jejího druhu a složitosti a uvede je ve výzvě k předložení cenové nabídky. Volba základního kritéria hodnocení pro zadání veřejné zakázky je plně v kompetenci zadavatele, přičemž v případě zadání veřejné zakázky podle základního kritéria ekonomické výhodnosti nabídky je třeba postupovat podle § 114 a násl. zákona. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, je zadavatel povinen vymezit dílčí hodnotící kritéria a přiřadit jim váhu v procentech. Jedním z dílčích kritérií musí být vždy nabídková cena. Hodnocení se při stanovení více kritérií i samotný postup při stanovení více kritérií řídí analogicky zákonem. Při volbě kritérií hodnocení k hodnocení nabídek může zadavatel přiměřeně využít zákon.

 Nahoru3. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby

Veřejnou zakázkou malého rozsahu na dodávky a služby je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je nižší nebo rovna finančnímu limitu 2 000 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty.

Veškeré úkony v průběhu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby provádí zadavatel — ***, se sídlem ***, příspěvková organizace.