Úschova účetních záznamů

Účetní jednotka: ............................

Označení: .................................... Číslo: ..........................................

Zpracoval:.................................... Kontroloval:..................................

Platnost:....................................... Závaznost:....................................

Datum vydání: ............................... Vydává: ......................................

Nahrazuje:.................................... Doplňuje:......................................

Počet stran: .................................. Přílohy:........................................

1.1 Směrnice upravuje zásady a odpovědnost za úschovu účetních záznamů a evidencí pořízených s pomocí výpočetní techniky. Způsob pořizování dat s pomocí účetního software upravuje Směrnice č. .... Systém zpracování účetnictví. Způsob zpracování dat v případě evidencí je vymezen v programové dokumentaci k příslušnému SW.

1.2 Účetním záznamem se rozumí záznamy vymezené zákonem¹⁾. Na technických nosičích dat jsou v účetní jednotce pořizovány účetní záznamy a evidence o:

• majetku (tj. dlouhodobém majetku, zásobách, pokladních hotovostech a ceninách),

• mzdách a personálních údajích,

• pracovních cestách tuzemských i zahraničních,

• provozu motorových vozidel v majetku účetní jednotky,

• pohledávkách a závazcích,

• rezervách,

• opravných položkách,

• inventurách a inventarizacích za příslušná účetní období.

A dále záznamy o veškerých účetních případech za účetní období pořizovaných s pomocí účetního softwaru tj.:

• účetní deník,

• hlavní kniha,

• knihy analytických účtů,

• knihy podrozvahových účtů,

• kontrolní sestavy o předpisu pohledávek a závazků a jejich inkasa a úhrad (saldokonta)

• předvaha syntetických a analytických účtů,

• Rozvaha,

• Výkaz zisku a ztráty,

• Přílohy.

1.3 Technickým nosičem dat se v účetní jednotce rozumí paměťové zařízení počítačů včetně centrálního serveru, záznamy uložené na přenosných pamětech (USB), nosičích CD nebo disketách.

1.4 Podpisovým záznamem v případě přenosu dat uvnitř účetní jednotky se rozumí záznam číselného kódu na technickém nosiči dat (dále jen "kód"). Kód připojuje vždy pouze pracovník oprávněný k pořizování příslušných dat. Oprávnění k přístupu do jednotlivých evidencí a částí účetního SW včetně příslušných kódů přidělených zaměstnancům obsahuje programová dokumentace k obsluze počítačové sítě i jednotlivých PC na pracovištích (viz Směrnice č. ... o provozu a zabezpečení výpočetní techniky).

1.5 Smíšeným účetním záznamem se rozumí záznam podle zákona²⁾.

1.6 Účetní záznam určený k přenosu musí být podepsán vlastnoručním podpisem nebo uznávaným elektronickým podpisem anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Pokud účetní záznam není podepsán před předáním k přenosu, musí být podepsán nejpozději v okamžiku jeho předání k přenosu.

1.7 Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř…