Směrnice o schvalování účetní závěrky PO

Organizační uspořádání účetní jednotky:

Příspěvkové organizace .............

Označení: Schvalování účetní závěrky zřizovatelem

Označení: ÚZ/042/04/2024

Zpracoval: jméno

Kontroloval: interní auditor (vedoucí organizace)

Platnost:

Závaznost: dotčení zaměstnanci a orgány

Datum vydání:

Vydává: Odbor pro vnitřní věci

Nahrazuje:

Doplňuje:

Počet stran:

Přílohy: 1. Konsultační zpráva pro posouzení podkladů ke schvalování

Metodické vymezení: Vnitřní organizační směrnice PO

Tato vnitřní organizační směrnice se vydává na základě ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

Var: Krajské zřízení

Zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů v souladu s ustanovením § 59 odst.1 písm. n).

Var: Obecní zřízení

Zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) ve znění pozdějších předpisů v souladu s ustanovením § 102 odst. 2 písm. b).

Var: Hlavní město Praha

Zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů v souladu s ustanovením § 68 odst. 2 písm. g).

Směrnice je vydána ve smyslu požadavků zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve smyslu požadavku § 25 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a vyhlášky č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek vybraných účetních jednotek, (dále jen vyhláška o schvalování) pro úpravu procesů schvalování, nezbytných pro kvalifikované rozhodnutí o schválení účetní závěrky, v rozsahu odpovědnosti schvalovacího orgánu za jím schválenou účetní závěrku.

1.1. Cílem schvalovacího procesu je efektivní posouzení úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocení předvídatelných rizik a ztrát ve vztahu k věrnému a poctivému obrazu předmětu účetnictví, na jehož základě je sestavena účetní závěrka, která srozumitelně podává věrný a poctivý obraz finanční situace účetní jednotky.

1.2. Dotčení pracovníci zajistí přípravu a předložení podkladů pro schvalování účetní závěrky schvalujícímu orgánu přehledným způsobem tak, aby mohlo dojít k efektivnímu naplnění cíle uvedenému v bodě 1.1.

1.3. Dotčení pracovníci (komise) jsou jmenovaní usnesením resp. rozhodnutím

Varianty:

• zastupitelstva

• rady

• starosty

2.1. Pro účely této směrnice se rozumí:

2.1.1. Schvalovanou účetní závěrkou, účetní závěrka sestavená účetní jednotkou – PO XXXXXXk rozvahovému dni, k 31. 12. běžného roku.

2.1.2. Schvalujícím orgánem je orgán zřizovatele.

Varianty:

zastupitelstvo ÚSC; Rada ÚSC pro podřízené příspěvkové organizace

2.1.3. Dotčenou osobou jsou níže uvedení zaměstnanci podílející se na jednotlivých přípravách v procesu schvalování podle uvedených kompetencí a pravomocí samotné účetní jednotky a pracovníci podřízené příspěvkové organizace, kteří mají v moci účetní záznamy rozhodné pro činnosti při procesu schvalování účetní závěrky, zejména kteří zajišťují vznik, převzetí nebo úschovu účetních záznamů schvalované účetní jednotky.

např.:

• vedoucí ekonomického odboru

• hlavní účetní

• interní auditor

• vedoucí majetkového odboru

Stanovení osoby (osob) odpovědných za shromáždění podkladů. Tato osoba má zároveň povinnost informovat schvalující orgán o tom, že některé podklady nejsou k dispozici, včetně zdůvodnění stavu – např. z důvodu nečinnosti některých osob nebo (podřízených) organizací.

2.2. Další klíčové pojmy stanovené

2.2.1. "Komise pro ověření účetní závěrky" (dále jen komise) – poradní orgán příspěvkové organizace (resp. rady) v procesu schvalování účetní závěrky.

2.2.2. "Konsultační zpráva" – podpůrný dokument zpracovaný jako výstup vycházející z posouzení předložených podkladů podle § 5 a 17 vyhlášky č. 220/2013 Sb. Výstup – prohlášení ve smyslu § 4 vyhlášky o schvalování musí být odsouhlasen jejími členy.

2.2.3. Kritéria – uplatňovaná hlediska, podle kterých je posuzována potřebná, odpovídající úroveň účetní závěrky sestavená a posuzovaná ve smyslu stanoveného cíle uvedeného v článku II. bodu 2.3 této směrnice

2.2.4. "Garant" pro schvalování účetní závěrky, osoba (osoby) jmenované schvalovacím orgánem (zastupitelstvem, radou) pro průběžný dohled nad procesy schvalování pro odstraňování zjišťovaných závad za účelem zlepšování procesu včetně průběžné komunikace mezi dotčenými orgány a dotčenými osobami ve smyslu vyhlášky o schvalování.

2.3. Kritéria ve vztahu na zákon o účetnictví

2.3.1. Úplnost – účetní jednotka zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy, které v něm měla zaúčtovat a použila účetní metody v souladu s ustanoveními vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen "vyhláška č. 410/2009 Sb."), sestavila účetní závěrku, která obsahuje jednotlivé položky aktiv a pasiva, nákladů, výnosů a výsledků hospodaření včetně podmíněných pohledávek a závazků a zároveň vykázané položky reálně existují.

2.3.2. Průkaznost – účetnictví je průkazné, pokud jsou splněny požadavky zákona o účetnictví, všechny účetní záznamy jsou průkazné (obsahují podpisový záznam osoby odpovědné a okamžik připojení podpisového záznamu tzn. původnost) a byla provedena inventarizace veškerého majetku a závazků včetně podmíněných pohledávek a závazků podle ustanovení vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků.

2.3.3. Věrný obraz – zobrazení je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je přitom zobrazen v souladu s účetními metodami, jejichž použití je účetní jednotce uloženo na základě § 4 odst. 8 ZoÚ (viz vyhláška č. 410/2009 Sb.) a § 7 odst. 2 ZoÚ.

2.3.4. Poctivý obraz – zobrazení je poctivé ve smyslu ustanovení § 7 odst. 2 ZoÚ, když jsou při něm použity účetní metody způsobem, který vede k dosažení věrnosti.

2.3.5. Finanční situací účetní jednotky se rozumí majetková a zdrojová struktura, tvorba výsledku hospodaření a finanční stabilita účetní jednotky (měřená obvyklými nástroji finančního řízení).

2.3.6. Finanční rizika jako rizika odvozená z analýzy majetkové a zdrojové struktury vykazovaných dat účetní závěrky ve vztahu na odpovídající aplikaci stanovených účetních metod pro zachování věrného a poctivého obrazu.

3.1. Schvalující orgán

Odpovědnost schvalujícího orgánu je dána jeho úkolem a předmětem činnosti, což je schválení

či neschválení účetní závěrky a rozdělení výsledku hospodaření resp. způsob úhrady ztráty. V rámci této odpovědnosti schvalující orgán zajistí:

• profesní podporu (personální) při schválení účetní závěrky,

• nastavení obsahu, rozsahu a lhůt pro shromáždění podkladů potřebných pro schválení či neschválení účetní závěrky,

• kritéria pro objektivní vyhodnocení podkladů.

3.1.1. Způsob identifikace schvalujícího orgánu

Za schvalující orgán jedná a podepisuje na základě zmocnění (= výsledku hlasování)

Varianty: např. starosta obce.

3.1.2. Schvalující orgán stanoví ze svých členů "garanta" pro

• schvalovanou účetní závěrku ÚSC

Varianta

kterým je člen (resp. jmenovaní členové) zastupitelstva

• schvalovanou účetní závěrku příspěvkových organizací

Varianta

kterým je člen (resp. jmenovaní členové) rady (resp. zastupitelstva)

3.1.3. Garant je odpovědný za předkládání vyžádaných podkladů schvalujícímu orgánu, charakterizuje zjištění ve zpracované konsultační zprávě komise a navrhuje stanovisko schvalujícího orgánu. Zároveň působí průběžně jako komunikační spojka mezi zastupitelstvem resp. radou a komisí pro ověření účetní závěrky.

3.2. Komise pro ověření účetní závěrky - kompetence a odpovědnosti

Pro efektivní průběh daného procesu jmenuje schvalující orgán "Komisi pro ověření účetní závěrky" (dále jen Komise).

3.2.1.Komise je jmenována "Usnesením zastupitelstva"

Varianty:

Členové komise:

předseda: Vedoucí ekonomického odboru PO (resp. Interní auditor)

členové: Vedoucí finanční účtárny PO (hlavní účetní)

Účetní apod.

Poznámka:

Členové komise jsou obvykle pracovníci z řad zaměstnanců, ale mohou se jimi stát i přizvaní externí pracovníci (poradci, auditoři apod.), volba členů poradního orgánu je závislá na potřebné míře ujištění, kterou chce zastupitelstvo (resp. rada) získat o spolehlivosti předkládaných dat. Obecně se má za to, že hodnocení předložených dat nezávislou osobou přináší vyšší míru ujištění.

3.2.2. Povinnosti Komise

3.2.2.1. Členové Komise odpovídají za průběžný dohled nad vedením účetnictví a zpracované výstupy (mezitímní účetní závěrky) podle požadavků stanovených zejména § 7, 8, 18 a 19 ZoÚ.

3.2.2.2. Pro splnění daného úkolu zpracuje předseda komise "plán průběžného dohledu nad vedením účetnictví dané účetní jednotky". Tento plán je součástí řídící kontroly v účetní jednotce podle ustanovení § 25 až 27 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a samosprávě.

3.2.2.3. Výstupem Komise je konsultační zpráva obsahující vyjádření k předložené schvalované účetní závěrce a případné doporučení ke schválení resp. neschválení účetní závěrky. Pokud bude navrhováno neschválení účetní závěrky, je povinností Komise tento návrh relevantně zdůvodnit.

3.2.2.4. Při průběžném zjišťování nedostatků jsou členové Komise povinni konsultovat tyto nedostatky s ostatními členy komise, pořizovat záznamy z těchto jednání a předkládat během celého procesu návrhy na případná nápravná opatření všem dotčeným osobám a zaměstnancům, kteří jsou vlastníci procesů nebo se na procesech podle vnitřního řádu podílejí.

3.2.2.5. Podklady, potřebné pro vyjádření zpracované v konsultační zprávě si vyžaduje prostřednictvím garanta komise v průběhu celého období zpracování účetních dat až po zpracování výstupu – účetní závěrku. Těmito podklad jsou zejména:

• účetní závěrky (měsíční)

• účetní doklady a účetní záznamy,

• další účetní záznamy (hlavní kniha, kniha syntetických a analytických účtů, kniha podrozvahových účtů, předvaha, další měsíční výkazy) apod.

3.2.2.6. Povinností komise jako poradní skupiny bude vyhodnotit podklady ke schválení účetní závěrky, navrhnout případné rozšíření předložených podkladů a doporučit schvalujícímu orgánu schválení nebo neschválení účetní závěrky. V případě, že zjistí skutečnost, která by mohla znamenat nechválení účetní závěrky, jsou uvedení povinni neprodleně oznámit schvalujícímu orgánu.

3.2.2.7. Rozšíření požadovaných podkladů může být relevantní dokumenty, jako jsou např.

1. Zpráva o výsledku přezkoumání hospodaření;
2. Účetní záznamy vztahující se k významným skutečnostem jako např.:
   a. Inventarizační zpráva, inventurní soupisy (§ 6 odst. 3, § 29 a 30 ZoÚ),
   b. Odpisový plán (§ 28 ZoÚ),
   c. Účetní knihy (§ 13 ZoÚ),
   d. Účtový rozvrh [ § 14 ZoÚ ].
3. Ostatní podle vyžádání:

   • zpráva auditora (o ověření účetní závěrky, audit dotací, je-li zpracována),

   • zprávy o výsledcích veřejnoprávní kontroly,

   • zprávy interního auditu zaměřené na předmět schvalovacího procesu [ § 5 písm. c) vyhlášky č. 220/2013 Sb. a § 28 odst. 4 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb. ],

   • účetní záznamy vztahující se k významným skutečnostem – účetní doklady (§ 11 ZoÚ), účetní zápisy (§ 12 ZoÚ),

   • vnitřní předpisy – směrnice, pokyny, rozhodnutí apod.

   • majetkové karty,

   • podklady z analytických evidencí (pohledávky, závazky, zásoby)

   • žádosti, smlouvy, objednávky,

   • rozhodnutí, stanoviska, doporučení zaměřené na předmět schvalovacího procesu,

   • další doplňující informace, relevantní pro proces schvalování.

     …