Pokladní služba

1.1 Příspěvková organizace....... stanovuje touto směrnicí zásady pokladního provozu a základní pravidla pro manipulaci s peněžní hotovostí a ceninami v rámci pokladního provozu.

1.2 Při práci s pokladní hotovostí se Příspěvková organizace řídí ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,  ustanoveními zákona č. 136/2011 Sb., o oběhu bankovek a mincí, prováděcí vyhlášky č. 274/2011 Sb., o provedení některých ustanovení zákona o oběhu bankovek a mincí, zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, Úředním sdělením č. 12/2016 Úředního věstníku ČNB k některým ustanovením zákona o oběhu mincí a bankovek, dále zákona č. 280/2009 Sb., § 97 odst. 1 (povinnost vedení průběžné evidence plateb v hotovosti), a § 252 až 254 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce.

2.1 Ustanovení této směrnice vymezuje pokladní službu, kterou provádějí pověření zaměstnanci (dále jen pokladníci) za podmínek stanovených v pracovní smlouvě nebo v popisu pracovní činnosti (obsah pracovní smlouvy resp. pracovní náplň – viz příloha č. 1 této směrnice).

2.2 Směrnice stanovuje rozsah činnosti pokladní služby a související podmínky pokladní služby.

2.3 Pokladní službou se rozumí příjem a výdej finančních prostředků v hotovosti v Kč i cizí měně a dále příjem a výdej cenin, poukázek; příjem a výdej šeků a příjem hotovosti formou platby platebními kartami na platebním terminálu.

3.1 Pracoviště pokladny (místnost) musí být zabezpečeno.

3.2 Základní podmínky bezpečnosti:

1. prostor pokladen je rozdělen na prostor výkonu pokladní služby (dále i pokladní prostor) a na prostor pro obsluhované zaměstnance účetní jednotky nebo klienty (klientský prostor). Oba prostory jsou od sebe odděleny bezpečnostní přepážkou nebo zdí s bezpečnostní přepážkou (oknem...) pro likvidaci,
2. samostatný průchod do pokladního prostoru z vedlejší místnosti nebo chodby nepřístupné pro klienty. Pevné plné dveře do vedlejší místnosti nebo chodby osazené bezpečnostním uzamykacím systémem v bezpečnostní třídě RC 3 podle ČSN EN 1627 (kování knoflík vedlejší místnost nebo chodba - klika pokladní prostor),
3. v případě nemožnosti průchodu do prostoru pokladníka z vedlejší místnosti nebo chodby pevné plné dveře mezi pokladním a klientským prostorem osazené bezpečnostním uzamykacím systémem v bezpečnostní třídě RC 3 podle ČSN EN 1627 (kování klika pokladní prostor – knoflík klientský prostor),
4. průlezné otvory v plášti budovy do pokladny (pokud jsou níže než 5 m nad okolním terénem nebo jsou snadno dosažitelné z vnějšího prostoru) osazené mechanickými zábrannými prostředky (mříže pevně zabudované do pláště budovy),
5. pracovník zajišťující činnost pokladny musí být oddělen od ostatních osob (zaměstnanců účetní jednotky a klientů), tzn. příjem a výdej hotovosti nebo cenin provádět prostřednictvím přepážky se zabudovaným ochranným bezpečnostním sklem s bezpečnostní fólií s atestem min P2A dle ČSN EN 356. Do pokladního prostoru mají přístup pouze pokladníci vykonávající pokladní činnost a zaměstnanci provádějící na základě pověření inventuru nebo kontrolu pokladní hotovosti a to pouze v době prováděné inventury nebo kontroly stavu hotovosti na základě pověření ředitele účetní jednotky,
6. pracoviště pokladny je vybaveno poplašným zařízením (tísňovým hlásičem) instalovaném na skrytém místě s výstupem mimo pokladní prostor,
7. pokladní místnost je vybavena hlavním trezorem (u pokladen s limitem pokladny nad 50 000 Kč splňující požadavky min. bezpečnostní třídy 0 nebo vyšší dle ČSN EN 1143-1) a příručním trezorem na mince a pohotovostní finanční hotovost,
8. příruční trezory se po skončení pokladní služby ukládají do hlavního trezoru,
9. klíče od vstupních dveří, pokladny, hlavního trezoru a příručního trezoru /dále jen klíče od pokladních uzávěr včetně případných (Varianta individuálních – kde to mechanismus trezoru umožňuje) přístupových hesel/ používá pokladník. Klíče k pokladnímu prostoru musí být označeny. Klíče od pokladen a trezorů se mezi pokladníky předávají a duplikáty klíčů se ukládají způsobem, který umožňuje kontrolu jejich použití. Výdej a předávání klíčů mezi pokladníky při předání pokladny podléhá evidenci. S originály klíčů a přístupových hesel disponuje výhradně pokladník, který má převzatou pokladnu,
10. předání pokladní hotovosti a klíčů od pokladních uzávěr mezi pokladníky probíhá po přepočítání a písemném odsouhlasení stavu hotovosti a cenin s uvedením přesného data a času předání záznamem v pokladní knize příslušného dne a v případě klíčů na zvláštních formulářích (evidence klíčů),
11. rezervní klíče a přístupová hesla jsou uloženy v zapečetěné obálce u ředitele účetní jednotky nebo jím pověřeného pracovníka. Jejich případné použití k přístupu do pokladny je možné pouze za účasti min. 3 pověřených zaměstnanců s protokolárním záznamem všech skutečností týkajících se rozpečetění obálky s klíči, otevření trezoru, stavu hotovosti a cenin, použití nebo předání hotovosti a cenin, identifikace přítomných osob a přesných časových údajů. Po použití klíčů a hesel musí být tyto opět zapečetěny a uloženy u ředitele účetní jednotky. Protokoly o mimořádném otevření trezoru se ukládají ve zvláštní řadě protokolů u vedoucího pokladního úseku. Vzor protokolu viz příloha č. 2,
12. pokladní prostor musí být při výkonu pokladní služby a dále i v době nepřítomnosti pokladníků uzamčen a případně při použití elektronických ochranných prostředků zakódován,
13. ztráta klíčů a identifikačních prostředků musí být neprodleně oznámena řediteli účetní jednotky nebo jím pověřené osobě, která zajistí bezpečné uložení hotovosti a cenin.

4.1 V účetní jednotce se zřizuje hlavní pokladna (použije se v případě potřeby zřídit hlavní pokladnu) na (oddělení.......). Náplní hlavní pokladny provádění dotací z běžného účtu u banky a odvodů na tento účet. Hlavní pokladna provádí dotace ostatních pokladen. Na hlavní pokladnu se provádějí odvody nadlimitní hotovosti z ostatních pokladen. Hlavní pokladna zároveň provádí likvidaci..... pokud je to účelné konkrétně vymezit např.: cestovních příkazů pro zaměstnance účetní jednotky, vybavování zaměstnanců na zahraniční služební cesty valutami, ... slouží jako pokladna pro zaměstnance centrály...

4.2 Pokladny zřízené na pokladních místech poboček se nazývají pobočné pokladny a jsou analyticky rozděleny. Provádějí přímé operace s pokladní hotovostí na pobočkách ve vztahu k zaměstnancům poboček a ke klientům účetní jednotky. Pobočné pokladny provádějí dotace a odvody pokladní hotovosti výhradně z hlavní poklady nebo do hlavní pokladny prostřednictvím účtu peníze na cestě. Varianta: Pobočné pokladny provádějí dotace a odvody pokladní hotovosti přímo z běžného účtu, nebo na běžný účet účetní jednotky prostřednictvím účtu peníze na cestě.

4.3. V účetní jednotce se zřizují pokladny (dle konkrétní potřeby účetní jednotky nakládat s hotovostí):

• Provozních příjmů a výdajů

• Mzdová

• Cizích měn

• Ceninová ...Uvést konkrétní druhy cenin

5.1 Pokladní hodiny a způsob provozování pokladen

1. pokladní hodiny pro veřejnost jsou stanoveny jen v pracovní dny v časovém rozmezí od 9.30 hod. do 12.00 hod. a od 12.30 hod. do 14.00 hod.,
2. pokladní hodiny pro zaměstnance jsou stanoveny v pracovní dny v rozmezí 8.00–9.15 hod.,
3. přestávka na oběd je od 12.00 hod. do 12.30 hod.,
4. výběry nebo odvody finančních prostředků u příslušného peněžního ústavu se provádějí v doprovodu pracovníka bezpečnostní služby před nebo po stanovené době pokladních hodin,
5. změny doby pokladní činnosti (pokladní služby) povoluje a schvaluje ředitel účetní jednotky nebo jím pověřený pracovník.

5.2 Platné pokladní hodiny konkrétní pokladny jsou viditelně vyvěšeny u vstupu do klientského prostoru každého pokladního místa.

6.1 Rozsah činnosti pokladny

1. pokladny provádí dotace a odvody pokladní hotovosti, příjmy a výdaje finančních hotovostí (Kč a v případě potřeby i cizích měn), příjem platebních karet k uhrazení vkládané částky hotovosti prostřednictvím platebního terminálu, poukázek, šeků mají-li hodnotu před jejich vydáním, ze které bude moci být po vydání čerpáno, nebo na ně může být finanční hotovost bez srážek vybrána,
2. obraty týkající se nakládání s finanční hotovostí a cenin se vedou vzestupně v pokladních knihách podle jednotlivých druhů pokladen a měn,
3. v pokladně se přijímají a vydávají kolky a ceniny, které se evidují podle jednotlivých druhů. V pokladně se rovněž vydávají poukázky, které se rovněž evidují dle druhů,
4. příjmy a výdaje finančních hotovostí se provádějí prostřednictvím pokladních dokladů. Jedná se o průkazné záznamy, které musí obsahovat min.:

   • označení pokladního dokladu (příjmový pokladní doklad a výdajový pokladní doklad),

   • obsah pokladního případu a jeho účastníky (jejich popis a dostatečná identifikace s ohledem na obsah pokladní operace, případně identifikace klienta, se kterým je pokladní operace prováděna),

   • použitou měnu a peněžní částku,

   • okamžik vyhotovení pokladního dokladu,

   • výdajový pokladní doklad musí obsahovat podpis příjemce hotovosti, případně i jeho identifikaci – viz obsah pokladního případu,

   • je vhodné, aby příjmový pokladní doklad obsahoval podpis osoby hotovost vkládající,

   • podpisový záznam pokladníka,

   • Pokladní služba využívá ruční pokladní doklady SEVT /…